Wat is het verschil tussen back-up, synchronisatie, versiebeheer en archivering?

In onderstaand artikel gebruiken we de letter A voor de bron van de gegevens, datgene wat geback-upt moet worden. B is daar waar de gegevens naar toe geback-upt moeten worden, dat kunnen verschillende opslagtypen zijn zoals, een andere computer, server, externe harde schijf, cd, dvd, blu ray, back-up tape of een server in de cloud zoals een online back-up provider.

Back-up

Woord vooraf / waarschuwing

Wanneer bij een normale/formele back-up oplossing, een bestand of map verwijderd, zal deze niet uit je back-up verwijderd worden. Je kan verwijderde bestanden of mappen altijd vanuit je back-up terughalen (restoren). Een bestand of map in je back-up wordt pas verwijderd als jezelf de back-up weggooit of specifieke mappen of bestanden verwijderd. Maar... vele, haast de meeste online back-up aanbieders, verwijderen wel een bestand of map (in B) als jij deze op je computer (A) verwijderd. Dat is natuurlijk geen echte back-up! Dat is zeer belangrijk om je dat te realiseren. Als doekje voor het bloeden houden de aanbieders deze verwijderde bestanden of mappen wel twee of vier weken nog beschikbaar in hun "prullenmand". Als je redelijk snel bent kan je de bestanden dus nog terughalen. Natuurlijk zijn er ook echte back-up aanbieders. IDrive is daar één voorbeeld van. Daar blijven bestanden en mappen altijd beschikbaar tenzij je zeer specifiek daar een opdracht voor geeft om ze uit je back-up te halen.

Doel

Bij het back-up proces is sprake van eenrichtingsverkeer. De informatie gaat van A naar B. Bij een back-up is het doel om de gegevens van computer A veilig te stellen door een kopie op B te plaatsen. Mocht ooit A zijn gegevens kwijtraken door brand, diefstal, virus, hack of harware defect dan kan, na installatie van nieuwe hardware de gegevens van B weer naar A gekopiëerd worden. Dat terughalen van gegevens vanaf de back-up wordt "restore" of "restoren" genoemd.

Werking

Wanneer je een back-up maakt worden de gegevens die op dat moment op A staan (je computer) in zijn geheel1 gekopiëerd naar B. De bestanden van A en B zijn na de back-up identiek. In de uren en dagen na het maken van de back-up zullen de bestanden op A gemuteerd worden of nieuwe bestanden ontstaan. Die gaan niet automatisch naar B. Pas als je een nieuwe back-up sessie start zullen de wijzigingen naar B worden gekopieerd2 . Deze eerste back-up die alles van A naar B kopieert wordt een full back-up genoemd. De back-up software zal tijdens dat back-up proces ieder bestand op A voorzien van een (onzichtbaar) label "deze is al geback-upt" (dat is een vereenvoudigde voorstelling van zaken maar we willen niet te technisch worden). Maak je op je computer A na de eerste back-up een nieuw bestand of muteer je een bestaand bestand dan komt automatisch op het label te staan "nog niet geback-upt". De back-up software kan, als je dat wil, slim omgaan met deze informatie op die labels. Wanneer je een volgende back-up maakt kan je kiezen om geen full back-up te maken. Dat kost veel tijd en neemt veel opslagruimte in bezet. Je kan kiezen om alleen de wijzigingen ten opzichte van de vorige back-up te back-uppen. Dat noemt men een incremental of incrementele back-up. Bij online back-up dienstverleners zal nadat de eerste backup geheel klaar is, wat flink wat tijd kost, alleen nog maar de wijzigingen geback-upt worden. Je hebt daar dus geen keuze.

1 Natuurlijk kan bij het maken van een back-up gekozen worden om niet ieder bestand wat zich op A bevindt naar B te kopieeren. In de back-up software is het meestal mogelijk bepaalde mappen en/of (type) bestanden uit te sluiten, of juist andersom, wordt door de gebruiker aangegeven welke bestandstypen en/of mappen geback-upt moeten worden en de rest dus niet.

2 Bij online back-up diensten hoef je niet steeds een bepaald programma te starten of een knop in te drukken waardoor het back-up proces gestart wordt. Meestal heb je de keuze: back-up starten na opdracht, door het klikken op een knop, back-up starten op een bepaald vast tijdstip, meestal iedere dag, of continue controle op nieuwe en gewijzigde bestanden die vrijwel meteen geback-upt worden.

Twee verschillende back-ups

Back-ups kunnen een 100% getrouwe kopie zijn van de harde schijf in computer A, inclusief het besturingssysteem en programma's. Dit wordt een (disk)image genoemd. Wanneer computer A defect raakt kan deze vervangen worden en kan met speciale restore software, die vanaf een cd of usb stick start, de complete back-up teruggezet worden van B naar A. Daarna kan computer A gelijk weer door met werken. Immers het besturingssysteem en alle applicaties zijn ook teruggezet. Deze back-up techniek heeft een groot nadeel, de computer die aangeschaft wordt nadat computer A defect geraakt is, moet hardware en configuratie technisch 100% gelijk zijn aan de oude computer. Was je oorspronkelijke computer van fabrikant ABC model 12345 dan moet de nieuwe computer ook van fabrikant ABC zijn en het model moet ook 12345 zijn. Een ander model of ander merk zal niet werken. Deze afhankelijkheid is zeer groot vandaar dat weinigen voor de image back-up kiezen. De praktijk leert dat computer fabrikanten meestal na drie tot twaalf maanden meestal een model vervangen hebben of iets aan de hardware (aan de buitenkant onzichtbaar) hebben gewijzigd waardoor deze vorm van image back-up niet meer bruikbaar is. Dit type back-up wordt dan ook maar zelden online aangeboden.

Een gegevens back-up zal alleen maar de werkbestanden, de bestanden die door de gebruiker zelf zijn geproduceerd zoals met Word, Excel, etc., op computer A kopieren naar B. Het besturingssysteem en de geinstalleerde programma's worden dan uitgesloten van de back-up. Zo'n back-up is naar iedere andere computer terug te zetten (klein addertje onder het gras: meestal niet van Windows naar een Mac of andersom, een back-up van een Windows pc moet teruggezet worden op een windows pc, de versie van Windows maar -in principe- niet uit). Ook een computer die een totaal andere configuratie heeft dan de oorspronkelijke computer kan voorzien worden van de oorspronkelijke werkbestanden van de defecte computer A.

Synchronisatie

Woord vooraf / waarschuwing

Het meest elementaire verschil tussen back-up en synchronisatie is dat indien een bestand/map op je computer verwijderd wordt, zal dit bestand of map in je back-up beschikbaar blijven. Bij een synchronisatiedienst wordt het bestand of map direct ook op de server verwijderd (maar als extra dienstverlening is dit meestal nog voor enige tijd nog terug te halen, dertig dagen is gebruikelijk)!

Doel

Bij synchronisatie is sprake van twee (of meer) computers waar gegevens geproduceerd worden waarbij gewenst is om de gegevens van beide computers A en B aan elkaar gelijk te houden. Tijdens het synchroniseren gaat informatie van A naar B maar ook van B naar A. Een praktisch voorbeeld. Je wilt (bepaalde) gegevens op je pc gelijk (gesynchroniseerd) houden met je tablet en je mobiele telefoon (dus A, B en C moeten aan elkaar gelijk zijn). Of tussen de computer op de zaak en de computer thuis. Of computer in huiskamer met computer in de werkkamer.

Werking

Wanneer het synchronisatieproces wordt gestart, wat meestal automatisch meestart tijdens het starten van de computer, zullen een aantal taken achter elkaar uitgevoerd worden:

  • Zijn er bestanden of mappen op A die zich niet op B bevinden? Zo ja, kopieer ze naar B.
  • Zijn er bestanden of mappen op B die zich niet op A bevinden? Zo ja, kopieer ze naar A.
  • Zijn er bestanden die zich op A en B bevinden? Als dat zo is, onderzoek dan of het betreffende bestand, sinds het laatste synchronisatie proces, gewijzigd is. Is het bestand op A gewijzigd is maar niet op B? Kopieer dan A naar B. Is bestand op B gewijzigd maar niet op A? Kopieer dan B naar A. Zijn wellicht beide bestanden aangepast? vraag dan aan de gebruiker hoe dit conflict opgelost moet worden. De mogelijkheden zijn: A wordt naar B gekopiëerd en de mutaties in B gaan verloren (ongebruikelijk). B wordt naar A gekopiëerd en de mutaties op A gaan verloren (ongebruikelijk). De laatste mogelijkheid is dat bestand A naar B wordt gezonden maar daar een nieuwe bestandsnaam krijgt door de oude bestandsnaam te gebruiken met daarachter of daarvoor de tekst "conflict op datum-tijd" (zeer gebruikelijk). Zo ook wordt bestand van B naar A gekopiëerd met de bestandsnaam plus "conflict op datum-tijd". Meestal zal tijdens een conflict niet de gebruiker lastig gevallen worden met het stellen van een vraag maar is van te voren een instelling gemaakt wat te doen bij dit soort conflictsituaties. Uiteindelijk zal de gebruiker zelf uit moeten zoeken welke wijzigingen door A zijn uitgevoerd en door B en die zal hij (indien gewent) zelf, handmatig, moeten verwerken op A of B. De gedachte achter deze methodiek is: het kan voorkomen dat de computergebruiker op A en B tegelijkertijd het zelfde bestand aan het muteren is. Dan kan je maar beter iedere versie apart (aan beiden) beschikbaar stellen dan domweg voor een van de twee versies te kiezen, want dan zijn de mutaties van een van de twee gebruikers verloren gegaan.
  • LET OP: zijn er bestanden of mappen op A verwijderd, verwijder deze dan ook op B.
  • LET OP: zijn er bestanden of mappen op B verwijderd, verwijder deze dan ook op A.

Archivering

Doel

Het doel van archiveren is om bestanden die op A niet meer gewenst zijn maar niet verloren mogen gaan, bijvoorbeeld vanwege juridische of fiscale bewijsvoering, verplaatst worden van A naar B.

Werking

Wanneer je ruimte te kort komt op computer A, of alles netjes "schoon" wilt houden, is het wijs om regelmatig bestanden te archiveren. De archiveringssoftware kan ingesteld worden waardoor op basis van een criterium de software zelf bestanden archiveert of kan gekozen worden dat de gebruiker of archivaris zelf bestanden en/of mappen aanwijst die voor archivering in aanwijzing komen.

Het automatisch laten archiveren gebeurd meestal op basis van de datum-tijdstempel van bestanden. Wanneer een bestand gedurende een van te voren gelegde tijd niet is gemuteerd, bijvoorbeeld 14 maanden, wordt het bestand automatisch gearchiveerd.

Online archiveringsdiensten zijn wij nog niet tegengekomen. Deze moet je dus in eigen beheer met archiveringssoftware uitvoeren.

Versiebeheer

Doel

Met versiebeheer wordt voor de gebruiker oudere versies van een gemuteerd bestand bewaard. Indien gewenst kan een oudere versie teruggehaald worden. Dit heeft vele doeleinden. Een bekende in kantooromgevingen is om de vorige werkende versie van een werkbestand terug te halen en daarmee weer te gaan werken nadat het laatste werkbestand onherstelbaar beschadigt is na een crash of stroomuitval. Voor programmeurs is dit ook fijn omdat aanpassingen die men in de software heeft aangebracht, wat uiteindelijk ook bestanden zijn, kan herstellen indien de laatste wijziging niet het gewenste effect gaf.

Werking

De versiebeheer software bewaakt of een bestand wordt aangepast. Wanneer een bestand in een gewijzigde vorm wordt opgeslagen (denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van stukken tekst aan een document), dan wordt de wijziging geconstateerd en zal deze nieuwe versie als versie twee (of drie, vier, ...) worden opgeslagen. Meestal is van het oorspronkelijke bestand op B maar één bestand zichtbaar. Door het bestand te selecteren en het versiebeheer op te roepen, door bijvoorbeeld met rechtermuistoets op het bestand te klikken en dan te kiezen voor "versies", kan een oudere versie teruggehaald worden.

Hybride systeem met back-up, synchronisatie, versiebeheer en archivering technieken

De back-up, synchronisatie en versiebeheer functionaliteiten worden soms in (bepaalde) combinaties met elkaar aangeboden. De meeste online back-up cloud diensten bieden semi back-up diensten aan soms gecombineerd met synchronisatie. Wanneer een bestand op A wordt verwijderd wordt deze ook op B verwijderd.

wij gebruiken cookies.
dat accepteer ik
meer informatie